Cuando eres un desastre absoluto y tienes que gestionar una organización personal, empresarial o familiar, o todo junto al mismo tiempo, algo compleja, necesitas un oráculo en el que confiar, que sea al mismo tiempo una fuente indestructible de verdad y un compañero de viaje amable. Mi oráculo es mi agenda, para lo bueno y para lo malo.
Lo que no está en tu agenda, no está en el mundo
Lo bueno de tener una fuente de verdad tan radical es que puedes tomar decisiones de forma bastante rápida y con confianza. Una agenda bien organizada simplifica mucho las cosas y pone orden en la complejidad.
Lo malo es que tu vida deja de ser espontánea y acabas condicionando tu realidad por decisiones que tomaste en otros momentos, otras circunstancias y, probablemente, basándote en planes que, quizá, ya no tienen tanto sentido.
Las agendas responden a planes y a expectativas. Construimos nuestra vida futura de forma estatográfica, por capas o aluviones: pasará esto y luego esto, y luego esto saldrá de esta forma y, entonces, tendrá sentido que haga esto otro.
Mi libro de cabecera durante varios años fue la Brevísima historia del tiempo, de Stephen Hawking y Leonard Mlodinov. Hace un par de días empecé a leer la ilusión del tiempo, de Alberto Casas, porque me gusta que me vuelen la cabeza de vez en cuando y todo lo que tiene que ver con el concepto del tiempo, su interpretación cuántica y las incongruencias conceptuales que supone me vuelven loco. La flecha temporal y todo eso.
Volviendo a la agenda, porque si nos metemos esta movida no vamos a salir y -aunque me interesen- no sé tanto de estas cosas para escribir en profundidad sobre ellas, a veces tengo la sensación de que es mi agenda quien me controla a mí, en lugar de controlarla yo a ella.
Estar muy ocupado es una mierda. No hay nada más sobrevalorado que esto.
La civilización occidental se está construyendo sobre la idea de que tenemos que ocupar todo nuestro tiempo, como un corolario absurdo de la primera ley de Parkinson. Pero esto no tiene por qué ser necesariamente positivo para ti.
Porque, paradójicamente, tener la agenda a tope reduce de forma drástica tu productividad.
Hoy, por ejemplo, tengo reuniones en mi agenda desde las 08:30 hasta las 19:45. Sin parar, incluyendo la hora de la comida. Si van bien, en todas estas reuniones van a salir nuevos temas sobre los que tendré que trabajar.
Pero si mañana, y pasado mañana y el día siguiente vuelvo a tener once diarias de reuniones, ¿cuándo voy a ejecutar los planes que he hecho durante esas reuniones?
Gestionar la agenda no va de amontonar compromisos, que muchas veces están vacíos de propósito. También hay que saber dejar espacios para pensar, dar cabida a asuntos urgentes, respirar o, simplemente, ser un poco más espontáneos.
Hace un par de días os hablaba sobre los viernes al sol y cómo las empresas, están empezando a liberar un día a la semana a sus equipos para que puedan recuperar todo lo que la reunionitis les ha quitado.
Algunos trucos que a mí me funcionan a la hora de organizar mi agenda son:
- Ser muy radical con el planteamiento “lo que no está en la agenda no está en el mundo”. Nadie más maneja mi agenda y lo que entra no sale.
- Las pausas, el tiempo para pensar o ejecutar, los asuntos personales -como llevar y recoger a Lola al colegio, salir a correr o parar a prepararme un té- todo está en la agenda.
- Las reuniones requieren de una preparación, un espacio mental previo y posterior para que sean útiles. Por eso, siempre dejo un pequeño hueco de, al menos, 5-10 minutos entre sesiones para respirar, organizar las notas, distribuir los temas y prepararme para la siguiente.
- Las herramientas de notas automáticas (notetakers) con IA, cuando aprendes a utilizarlas bien, pueden ser salvavidas, porque te permiten centrar toda tu atención en la conversación, en lugar de apuntar frenéticamente las ideas que van surgiendo. Algunos trucos al respecto: di en voz alta todo lo que necesites recordar más adelante, para que la herramienta lo recoja; estructura la reunión de forma que siempre acabes con un plan de acción y un listado de siguientes pasos; conecta la información con tus bases de conocimiento o RAGs para evitar que se pierda y, sobre todo, utiliza una herramienta que te permita buscar muy fácilmente la información que necesitas recuperar.
- No utilices calendly ni otras herramientas similares, que dan poder a otras personas sobre tu agenda; esto demuestra una falta de respeto hacia ti mismo que nunca he comprendido. Tu salud mental depende de tu capacidad para organizar tu tiempo, así que nunca es una buena idea dejar que terceros decidan a qué o a quién lo vas a dedicar.
- Aprende a decir no: “qué te parece si tomamos un café”, “me gustaría comentar este tema contigo”, “podríamos hablar 15 minutos para explorar sinergias”. ¡El horror, el horror!
En mi primer viaje a Silicon Valley en 2009, conseguí una reunión con un profesor de Stanford especializado en emprendimiento europeo, al que había escrito a través de LinkedIn.
Cuando nos sentamos a comer en una cafetería de University Avenue, en Palo Alto, la conversación empezó con uno de los consejos más útiles que he recibido nunca:
“no tengo ni idea de por qué quieres hablar conmigo porque me enviaste un e-mail que nadie en su sano juicio leería. Pero he visto que has hecho cosas interesantes y no tienes ni idea de cómo funciona esto, así que he decidido charlar un rato contigo para echarte una mano. La próxima vez que quieras quedar con alguien, ve al grano: necesito X y puedo ofrecerte Y. Todas las reuniones son transaccionales. El tiempo es transaccional. Así es como funcionan las cosas de verdad. Y ahora dime: qué necesitas y qué consigo yo a cambio”
Aunque ahora suene un poco Epsteiniano, nunca he vuelto a olvidar este mensaje. En los negocios, todo es transaccional. Nadie entra en la agenda de nadie porque sí. Y si no decides tú, alguien está decidiendo por ti y no quieres eso, de ninguna manera.
La agenda -en mi caso tengo cinco agendas sincronizadas porque soy un maníaco- es el último reducto de la civilización, tu cantimplora en el desierto, la tabla a la que no pudo subirse Jack Dawson,
Protege tu agenda y ella cuidará de ti. O deja que el mundo explote y consúmete entre las llamas, yo qué sé. Pontificar se me da fatal, pero si algo de lo que a mí me funciona te resulta útil, dímelo y me harás feliz.
Eso sí, avísame antes para que te meta en la agenda.
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